Telefonate transkribieren: jedes Wort schwarz auf weiß
Das vom Kunden am Telefon diktierte Briefing, der Sales-Call fürs CRM, das zu dokumentierende Telefoninterview: Ein — mit Zustimmung aller Beteiligten — aufgezeichnetes Gespräch wird zu einem Text mit getrennten Stimmen, zum Nachlesen und Zitieren. Ohne erneutes Anhören, ohne Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.
So funktioniert es — in 3 Schritten.
Lade die Gesprächsaufnahme hoch
Die Datei aus der Aufnahmefunktion des Telefons, der VoIP-App oder der Telefonanlage funktioniert. Telefonaudio, komprimiert und mono, wird ohne besondere Vorbereitung verarbeitet.
Die KI trennt die Stimmen und verfeinert den Text
Die beiden Gesprächsseiten werden unterschieden und zugeordnet, und die KI-Bereinigung glättet das Zögern und die abgebrochenen Sätze, die fürs Telefonieren typisch sind. Produktnamen und wiederkehrende Begriffe? Häng sie als Kontext an.
Lade Volltext oder Zusammenfassung herunter
Du exportierst das komplette Gespräch als Word oder PDF, oder das Strukturierte Dokument mit Zusammenfassung, Kernpunkten und getroffenen Vereinbarungen: das richtige Format fürs CRM oder die Zusammenfassungs-Mail.
Ist es legal, ein Telefonat aufzunehmen?
In Deutschland gilt: Das heimliche Aufnehmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ist eine Straftat (§ 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes) — auch dann, wenn du selbst am Gespräch teilnimmst. Hol deshalb immer vorab die ausdrückliche Zustimmung aller Gesprächspartner ein, am besten zu Beginn der Aufnahme hörbar festgehalten. Ohne Einwilligung darf ein Telefonat schlicht nicht mitgeschnitten werden.
Im geschäftlichen Umfeld, etwa bei Sales- oder Support-Calls, kommen die Pflichten der DSGVO hinzu: Information der Betroffenen und eine tragfähige Rechtsgrundlage, bevor aufgezeichnet wird. Diese Zeilen ersetzen keine Rechtsberatung: Für heikle Anwendungsfälle sprich vorher mit einem Anwalt.
Reicht Telefonaudio für eine gute Transkription?
Telefonaudio ist komprimiert und schmalbandig, aber auch vorhersehbar: zwei Stimmen, wenig Hintergrundrauschen. Unter diesen Bedingungen arbeitet die Transkription gut, und die Trennung der beiden Gesprächsseiten ist sauber.
Nimmst du mit Freisprecher und externem Rekorder auf, halte das Telefon nah und die Lautstärke hoch: Die Aufnahmequalität zählt mehr als die Methode. Die nativen Aufzeichnungen von VoIP-Apps und Telefonanlagen, schon sauber, sind die ideale Grundlage.
Vom Anruf ins CRM, ohne Gedächtnisprotokoll
Für alle, die am Telefon verkaufen oder Kunden betreuen, macht das, was nach dem Anruf bleibt, den Unterschied. Das Strukturierte Dokument extrahiert Zusammenfassung, Kernpunkte und Zusagen: Zwei Minuten nach dem Call ist die Kundenakte mit verlässlichen Daten aktualisiert — nicht mit ungefähren Erinnerungen.
Aufnahmen und Texte werden DSGVO-konform auf Servern in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert — kein nebensächliches Detail, wenn die Anrufe Kundendaten enthalten. Und jede Datei lässt sich jederzeit aus dem Konto löschen.
Häufige Fragen.
Wie nehme ich ein Telefonat rechtssicher auf?
Zuerst die Zustimmung aller Gesprächspartner einholen — ohne sie ist die Aufnahme in Deutschland strafbar (§ 201 StGB). Technisch bieten VoIP-Apps und Cloud-Telefonanlagen die Aufzeichnung nativ an; alternativ Freisprecher plus externer Rekorder.
Unterscheidet die Transkription meine Stimme von der des Kunden?
Ja, die beiden Gesprächsseiten werden getrennt und beschriftet, sodass sich der Text wie ein Dialog liest und klar ist, wer was gesagt hat.
Was kostet die Transkription eines Anrufs?
Anrufe unter 10 Minuten sind kostenlos; bis 30 Minuten wird 1 Credit verbraucht, mit Paketen ab 5 € und ohne Abo.
Bleiben die Gesprächsaufnahmen in Europa?
Ja, die gesamte Verarbeitung und Speicherung erfolgt auf EU-Infrastruktur, DSGVO-konform.
Der Anruf war mit einem Lieferanten im Ausland, auf Englisch: bekomme ich den Text auf Deutsch?
Ja: Du wählst Deutsch als Dokumentsprache und erhältst direkt die Version in deiner Sprache, mit mehr als 35 Ausgabesprachen zur Wahl.
Das könnte dich auch interessieren.
Probier es jetzt mit deiner eigenen Datei.
Lade eine Audio- oder Videodatei hoch, wähl die Sprache des Dokuments und lade das Ergebnis als Word oder PDF herunter. Die erste Stunde ist gratis, ganz ohne Kreditkarte.